Planificar! Planificar!

El otro día estuve leyendo un comentario sobre la tremenda crisis que sufrió la Asociación de Guías y Scouts de Chile a raíz del Jamboree Mundial que organizaron en su país. Claro, uno como participante no ve estas cosas que lamentablemente ocurren. Sin entrar en detalles: después del evento hubo grandes pérdidas monetarias para esta asociación, que inclusive hubo que vender la sede de su Oficina Nacional. El autor del artículo pregunta cómo es posible que un evento que generó muchísimos ingresos al turismo en Chile, a la vez ocasionó cuantiosas pérdidas a sus organizadores. Y aquí viene la palabra mágica: planificación.

Dejo ahora el tema del Jamboree de Chile y paso a lo que quiero hablar.

Yo no entiendo cómo nos hemos lanzado (los peruanos como Asociación de Scouts) a preparar diversos eventos con una anticipación recontramínima. Para muestra, mi experiencia como “Jefe de Prensa” del Jamboree del Sol. Si bien se me invitó con cierto tiempo, la lista de requerimientos que hice quedó en el olvido: computadora con un mínimo de word, impresora, mimeógrafo (allá en Cusco), papel, etc. no había nada de esto cuando llegué a Urubamba un par de días previos al Jamboree. NADA. Y cómo pretendían que sacara a la luz el “Inti Nius”, el periódico del evento???? Tuve que hacer la búsqueda yo misma. Para comenzar, jamás había estado en Cusco, así que tenía que conseguirme un mapa y movilizarme como pudiera (a pie, en micro, ya tú ve por qué calles). Puedo asegurarles que del Cusco conocí puras imprentas, librerías y colegios donde nos pod ían dar el servicio de impresión… Y esto de los colegios fue ocurrencia de Nicolás y mía : Nico, a quien recién conocí, estaba metido en el área de Pastoral del Jamboree y andaba buscando un sacerdote. Así que terminamos yendo a un colegio religioso, donde de pasadita nos ayudaron con el tema de las impresiones. Por cierto: yo tenía que viajar a diario de Urubamba (sede del Jamboree) a Cusco (donde estaba el colegio) para tener las hojas listas… ahí también tenía que arreglármelas como pudiera. Todo para lograr la meta de entregar cada día un diario a los participantes.

Por supuesto que no se pudo hacer esto hasta el final, pues el colegio nos ayudó un par de veces y de ahí era difícil, por diversos factores internos. Esto se habría evitado si es que se hubiera planificado con anticipación, se hubiera buscado los recursos en Cusco mucho tiempo antes. Figúrense que en todo el evento había una sola computadora, que la acaparaba el pobre chico a cargo de registro (dar las credenciales, etc.) La compu ni siquiera tenía disco duro, sino que funcionaba con su diskette !!! Comprenderán que no podía hacer mayor trabajo de diagramación en esa cosa tan primitiva! Felizmente yo había preparado algunas cosas de antemano en Lima, y sólo faltaba agregar las noticias diarias del evento mismo. Aun así: necesitaba una computadora, su impresora, y el aparato para mimeografiar todo…

Planificación. Me preocupa cuando en nuestro país se anuncia con bombos y platillos un evento scout, con apenas un par de meses de anticipación. Inclusive ha habido por ahí algunos eventos en provincias, donde ni siquiera se buscó la valiosa opinión o el apoyo de los scouts locales. Ahí vemos la cancelación (tal vez sabia) del Jamboree Panamericano en el Cusco: hubo muchas decepciones de scouts de otros países que querían venir, sí. Pero imagínense qué programa les habríamos ofrecido!

Esto de la falta de planificación no es patrimonio nacional. Ya mencioné el caso de Chile…. y me puedo ir al extremo opuesto: en Inglaterra, donde supuestamente hay una puntualidad legendaria, el día que llegamos al Jamboree Mundial a registrarnos todavía no estaban listos ni los polos ni los manuales para los miembros del Equipo Internacional de Servicio. Estas cosas nos fueron entregadas varios días después de haber comenzado el evento, a pesar de que los organizadores ya contaban con nuestros datos desde muchos meses atrás. Qué diferencia con otros eventos – como el Jamboree en Holanda, donde uno llegaba y le daban todo su paquete desde el arranque.

La planificación debe tomarse en cuenta a todo nivel. También en nuestras reuniones, no sólo las de sábado a sábado, sino una auténtica planificación de todo el año. Porque sino, creo que estamos haciendo reuniones “para sobrevivir”, y no para formar. Supuestamente somos un movimiento de formación (no de “deformación”!) y no puede haber una formación desordenada, improvisada. Los que pagan el pato son nuestros scouts, y a la larga, el país que tendrá a estos scouts como los adultos del mañana.